Vuoi essere più produttiva? Lavora meno

Se sei una freelance o se hai un’attività in proprio, sai di certo cosa vuol dire lavorare a tutte le ore, weekend inclusi. Questo avviene soprattutto all’inizio, quando non puoi permetterti di delegare una parte dei compiti e devi ricoprire da sola tutte le figure professionali che in un’azienda sarebbero distribuite con ruoli diversi a persone diverse. Il risultato è che anche quando stacchi, non stacchi mai del tutto: controlli le mail anche mentre guardi la TV e il tuo pensiero è sempre alle cose da fare. Ma serve davvero lavorare così tanto? In termini di produttività, lavorare dieci ore al giorno dà risultati (quantificabili) migliori rispetto a lavorare la metà delle ore?

Il rischio di andare in burnout

Mi sono fatta questa domanda alcuni mesi fa, quando mi sono accorta che non lasciavo mai la mia postazione di lavoro prima delle otto di sera e che lavoravo tutti i giorni senza quasi fare interruzioni, se non per qualche sparuto pomeriggio. Ho iniziato a perdere interesse per le cose che mi piacciono e a dormire male. Riconoscendo questi segnali, mi è scattato un campanello d’allarme: stavo andando in burnout. Se non sai cos’è, te lo spiego a modo mio (tieni però presente che non sono una psicologa). Il burnout è una sindrome causata dallo stress eccessivo, che porta a una sorta di esaurimento delle risorse interiori e ti spegne, letteralmente. Ne ho sofferto nel 2017, quando ero dipendente e lavoravo dieci ore al giorno, ed è un’esperienza che non ci tengo a ripetere. Quando ho intravisto il pericolo, mi sono fermata, ho fatto un lungo respiro e mi sono detta che forse stavo sbagliando qualcosa. È stato allora che mi sono messa a cercare e ho trovato uno studio degli anni ’50 sul tema della produttività al lavoro.

Quattro ore possono bastare?

Nel 1951 i ricercatori Raymond Van Zelst e Willard Kerr dell’Illinois Institute of Technology hanno condotto uno studio su circa duecento loro colleghi allo scopo di determinare la correlazione tra produttività e ore lavorate. Per misurare la produttività hanno assunto come parametro il numero di articoli pubblicati in relazione alle ore trascorse in ufficio. I due ricercatori hanno sintetizzato in un grafico il risultato del loro studio. Tale grafico mostrava una curva che toccava il suo apice tra le 10 e le 20 ore di lavoro a settimana, poi iniziava a scendere. La performance peggiore era quella di chi lavorava 35 ore a settimana. Per completezza di informazione, va detto anche che la curva riprendeva leggermente a salire intorno alle 50 ore di lavoro ma questi dati riguardavano in esclusiva i professionisti che svolgevano compiti meccanici, come l’acquisizione di dati tramite l’impiego delle apparecchiature tecnologiche. Lo studio Van Zelst-Kerr ha evidenziato un dato molto importante, soprattutto rapportato al lavoro in proprio: bastano quattro ore di lavoro creativo per portare a casa la giornata. Ci dimostra, cioè, che è meglio prediligere la qualità sulla quantità e che non abbiamo davvero bisogno di lavorare più di venti ore a settimana. Insomma, la chiave è lavorare meno ma lavorare meglio.

Monitorare il tempo del lavoro

Supponiamo di non fidarci di questo studio. Facciamo un ragionamento empirico e pensiamo alla nostra giornata-tipo. Quante ore di lavoro creativo riusciamo a sostenere? Definisco creativo il cosiddetto lavoro di concetto, che sia al computer o a mano, che per essere svolto preveda di attingere alla creatività e al mondo delle idee. È un tipo di lavoro per il quale dobbiamo essere super focalizzate. Se fai il calcolo, non credo che tu riesca a dedicarti al lavoro creativo per più di quattro ore al giorno. Ho tenuto traccia del mio lavoro creativo usando Toggl e lo ammetto: non tutti i giorni sono arrivata a quattro ore. Il resto del tempo lo dedicavo al lavoro di routine: facevo ricerche, sbrigavo del lavoro di segreteria, facevo la programmazione social e altri task complementari al lavoro creativo. Ho notato, inoltre, che passavo una parte della mia giornata lavorativa a distrarmi e spendevo le mie energie per costringermi a restare seduta davanti al pc per dedicarmi alle attività “importanti” (spoiler: è una tecnica che non funziona).

È una questione di consapevolezza e organizzazione

Sono una pippa nella gestione del tempo, quindi sono l’ultima persona a poterti dare consigli sull’argomento. Ti dico quali informazioni ho tratto dal monitoraggio e come le ho usate per migliorare il mio flusso di lavoro e non arrivare a fine giornata stravolta e con la voglia di vivere prosciugata.

  • L’importanza della consapevolezza. Mi sono chiesta in quali momenti della giornata sono più produttiva. Ho notato, ad esempio, che la mattina mi vola mentre il pomeriggio riesco a concentrarmi meglio. Questo mi ha consentito di distribuire in modo diverso i task all’interno della mia giornata.
  • L’importanza delle pause. Mi sono domandata anche quanto tempo riesco a mantenere alta l’attenzione prima che questa cali e io inizi a distrarmi. Questa variabile cambia a seconda del lavoro che devo fare. Se sto scrivendo, ad esempio, devo fermarmi ogni mezz’ora e fare una pausa di almeno dieci minuti. In questo tempo devo alzarmi, cambiare stanza, farmi un tè, chiacchierare con mio marito o portare la mia cagnona Athena a fare una breve passeggiata. È un’informazione che ho usato per potenziare la mia giornata di lavoro.

Ho riorganizzato il mio planning settimanale in modo da fare il lavoro meno impegnativo e di routine nei momenti in cui la mia soglia di attenzione non è al massimo, mentre ho concentrato il lavoro creativo nei momenti in cui mi sento più ispirata, intervallando i task con pause più o meno lunghe.

Cosa fare con il tempo ritrovato

Ho applicato alle mie giornate il principio delle quattro ore di lavoro creativo, a cui ho aggiunto due ore di lavoro di routine. E indovina? Il tempo si è materializzato. Cosa possiamo fare con il tempo ritrovato, quello improduttivo da un punto di vista del lavoro? Possiamo usarlo per ricaricarci, con una serie di attività piacevoli e nutrienti:

  • legate al lavoro ⇨ studiare, leggere libri di approfondimento su alcuni argomenti, ascoltare podcast, seguire formazioni specifiche;
  • libere e divertenti ⇨ fare una passeggiata nella natura, passare del tempo con le persone care, coltivare un hobby.

Anche se non sono attività propriamente di lavoro, servono a sostenerci come persone e a far evolvere la nostra professione. Io adesso ogni mattina dedico un’ora alla formazione, in senso molto ampio, e ho ripreso un paio di volte a settimana l’appuntamento con l’artista.

Come sta andando?

Per il momento sta andando meglio. Anche se la quantità di lavoro non è cambiata, sono più efficiente nel gestirlo e portarlo a termine. Lavoro ancora molto ma riesco a definire meglio i miei confini. Tutte le attività collaterali mi fanno staccare il cervello dal pensiero costante del lavoro. Mi riprometto di non ricadere nel vortice. Vediamo se ci riesco.

Anche tu lavori millemila ore a settimana? Se ti va, raccontami la tua esperienza, così ci confrontiamo. Pensi che questo post possa essere utile ad altre freelance? Allora ti sarei molto grata se lo condividessi sui social.
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